Cum se semnează fișele SSM și SU pe telefon cu semnătură electronică avansată
Ani la rând, fișa de instruire a însemnat hârtie, pix și un dosar care se îngroașă de la un an la altul. Legislația permite astăzi ca fișa să fie completată și semnată electronic, iar tot mai mulți angajatori ne întreabă dacă o fișă semnată pe telefon are aceeași valoare la un control ca una semnată pe hârtie. Are, cu condiția ca semnătura să îndeplinească anumite cerințe și ca angajatorul să aibă pregătite câteva documente. În continuare explicăm care sunt acestea.
Ce cere legea pentru evidența instruirii
Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006 obligă angajatorul, prin art. 20, să asigure fiecărui lucrător o instruire suficientă și adecvată, la angajare, la schimbarea locului de muncă, la introducerea unor echipamente sau tehnologii noi și înaintea unor lucrări speciale. Instruirea se repetă periodic și ori de câte ori este nevoie.
Modul în care se consemnează instruirea este stabilit de Normele metodologice aprobate prin HG nr. 1425/2006, modificate în 2022 prin HG nr. 259/2022. Potrivit art. 81, rezultatul instruirii se trece obligatoriu în fișa de instruire individuală, „întocmită pe suport hârtie sau în format electronic”, împreună cu materialul predat, durata și data instruirii. Fișa este semnată de lucrătorul instruit și de persoanele care au făcut și au verificat instruirea. Alineatul (3¹) precizează că semnătura poate fi olografă, electronică, electronică avansată sau electronică calificată, iar alineatul (3³) îi cere angajatorului să asigure trasabilitatea și integritatea materialelor folosite la fiecare instruire în format electronic. Fișa se păstrează, pe hârtie sau electronic, de la angajare până la încetarea raporturilor de muncă. Art. 81¹ reia aceeași regulă pentru instruirile făcute integral în format electronic.
Pentru situațiile de urgență, instruirea salariaților este reglementată de OMAI nr. 712/2005, care prevede de asemenea o fișă individuală de instruire.
Prin urmare, formatul electronic este permis în mod expres. Ce rămâne de lămurit este tipul de semnătură folosit și condițiile în care aceasta produce efecte depline.
Cele trei tipuri de semnătură electronică
Regulamentul (UE) nr. 910/2014, cunoscut ca Regulamentul eIDAS, definește trei tipuri de semnătură electronică. Semnătura simplă cuprinde orice date electronice atașate unui document și folosite pentru a-l semna, de exemplu un nume tastat sau o bifă. Semnătura avansată este o semnătură care îndeplinește în plus cerințele art. 26. Semnătura calificată este o semnătură avansată creată cu un dispozitiv calificat, pe baza unui certificat emis de un prestator de servicii de încredere calificat.
Art. 26 impune patru condiții pentru ca o semnătură să fie considerată avansată. Ea trebuie să fie asociată în mod unic semnatarului și să permită identificarea acestuia. Trebuie creată cu date pe care semnatarul le poate folosi, cu un nivel ridicat de încredere, sub controlul său exclusiv. De asemenea, trebuie legată de documentul semnat astfel încât orice modificare ulterioară să poată fi depistată. Cu alte cuvinte, semnătura avansată arată cine a semnat și dovedește că documentul a rămas neschimbat după semnare.
În România, efectele juridice ale semnăturilor electronice sunt stabilite de Legea nr. 214/2024. Art. 3 prevede că toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și pot fi folosite ca mijloc de probă în instanță. Art. 4 alin. (5) enumeră situațiile în care un document semnat cu semnătură electronică avansată are aceleași efecte ca un înscris semnat de mână, iar una dintre ele este acordul expres al părților, încheiat printr-un document separat. Revenim asupra acestui acord mai jos, pentru că el ține de angajator.
Cum se leagă semnătura de persoana care semnează
În DigiOHS, cerințele art. 26 sunt acoperite prin câțiva pași simpli. Salariatul primește pe WhatsApp un link personal, generat doar pentru el și doar pentru instruirea respectivă, care expiră după o perioadă stabilită. Parcurge materialul, confirmă că l-a înțeles și susține testul. Fișa poate fi semnată numai după ce testul a fost promovat.
Semnarea propriu-zisă se face cu degetul, pe ecranul telefonului, și se confirmă cu un cod unic trimis prin SMS la numărul înregistrat în dosarul salariatului. Codul expiră în câteva minute, așa că semnarea poate fi finalizată doar de cineva care are acces la telefonul salariatului. În momentul semnării, platforma înregistrează data și ora, adresa IP și amprenta digitală a documentului, calculată cu algoritmul SHA-256. Dacă documentul ar fi modificat ulterior, amprenta nu ar mai corespunde și modificarea ar ieși imediat la iveală.
Linkul personal și codul SMS leagă semnătura de o anumită persoană, iar amprenta documentului garantează că fișa nu mai poate fi schimbată fără urme.
Ce trebuie să pregătească angajatorul
Partea tehnică rezolvă doar jumătate din problemă. Cealaltă jumătate ține de documentele firmei.
Primul document este contractul individual de muncă. Art. 81 alin. (3²) din Normele aprobate prin HG 1425/2006, introdus prin HG 259/2022, face trimitere la art. 17 alin. (3) lit. o) și alin. (4) din Codul muncii și prevede că procedurile de folosire a semnăturii electronice pentru fișa de instruire individuală „se regăsesc în contractul individual de muncă”. Pentru angajații noi, clauza se include direct în contract, iar pentru cei existenți se încheie un act adițional. Este util ca aceeași procedură să fie descrisă și în regulamentul intern, astfel încât regulile să fie aceleași pentru toți salariații.
Al doilea document este acordul privind semnătura electronică avansată. Potrivit art. 4 alin. (5) din Legea 214/2024, o astfel de semnătură are aceleași efecte ca semnătura olografă și atunci când părțile au convenit expres acest lucru, printr-un document separat semnat de mână sau cu semnătură electronică calificată. În relația cu salariații, recomandăm o convenție scurtă, semnată pe hârtie o singură dată, la angajare sau în momentul trecerii la fișele electronice, prin care salariatul acceptă semnătura electronică avansată pentru fișele de instruire.
Mai sunt două aspecte practice de care trebuie ținut cont. Angajatorul trebuie să păstreze versiunea materialului predat la fiecare instruire, așa cum cere alin. (3³). Numărul de telefon din dosarul salariatului trebuie să fie corect și actualizat, pentru că un cod SMS are valoare doar dacă ajunge la persoana care semnează.
Ce au răspuns Inspecția Muncii și IGSU
Înainte de lansarea platformei am solicitat punctul de vedere oficial al celor două autorități de control. Răspunsurile pot fi consultate integral pe digiohs.com/avize-oficiale-itm-isu.
Inspecția Muncii ne-a răspuns prin adresa nr. 1050/DCSSM/8409 din 20 mai 2026. Răspunsul confirmă că fișele de instruire în format electronic produc aceleași efecte juridice ca fișele pe hârtie, dacă sunt semnate în condițiile legii. Totodată, arată că procedura de semnare electronică trebuie să figureze în contractul individual de muncă și că angajatorul are obligația de a asigura trasabilitatea și integritatea materialelor. Temeiurile invocate sunt Legea 319/2006, HG 1425/2006 (art. 80, 81 și 81¹), art. 17 din Codul muncii și Legea 214/2024.
IGSU ne-a răspuns prin adresa nr. 79526 din 15 mai 2026. Pentru domeniul situațiilor de urgență, IGSU confirmă că fișele de instruire în format electronic au aceleași efecte juridice ca cele pe hârtie, dacă sunt semnate cu semnătură electronică avansată sau calificată, și invocă Legea 214/2024, Regulamentul eIDAS și OMAI 712/2005. Răspunsul mai precizează că partea teoretică a instruirii se poate desfășura digital, în timp ce partea practică necesită prezența fizică a salariaților.
În concluzie
Fișele de instruire SSM și SU pot fi întocmite și semnate electronic, iar semnătura electronică avansată oferă un echilibru bun între simplitate și siguranță juridică, fără costul unui certificat calificat pentru fiecare salariat. Pentru ca fișele să fie opozabile, angajatorul are nevoie de clauza din contractul de muncă, de procedura din regulamentul intern și de o convenție semnată o singură dată cu fiecare salariat. Inspecția Muncii și IGSU au confirmat în scris această abordare. Exercițiile practice rămân, firesc, în prezența oamenilor. DigiOHS preia evidența instruirii, nu și instruirea practică.
Acest articol are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru situația concretă a firmei dumneavoastră, vă recomandăm să consultați un avocat sau un specialist în dreptul muncii. Textele legale citate sunt cele în vigoare la data publicării.
Surse
Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, art. 20
HG nr. 1425/2006 privind Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 319/2006, art. 81 și 81¹, cu modificările aduse prin HG nr. 259/2022
Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), art. 3 și art. 26
Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, art. 3 și art. 4
OMAI nr. 712/2005 privind instruirea salariaților în domeniul situațiilor de urgență
Răspunsurile Inspecției Muncii (nr. 1050/DCSSM/8409 din 20.05.2026) și IGSU (nr. 79526 din 15.05.2026), publicate pe digiohs.com/avize-oficiale-itm-isu