Termeni și condiții

1. Cine suntem

Platforma digiohs.com este deținută și operată de:

• MONETA DIGI S.R.L.
• Sediul social: Str. Popa Tănase, Nr. 31D, Găești, jud. Dâmbovița, România
• CUI: 53243922
• Nr. ONRC: J2026001579006
• Contact: office@digiohs.com

În cuprinsul prezentului document, Moneta Digi S.R.L. va fi denumită în continuare „Furnizorul”, „Compania” sau „digiohs”.

2. Definiții

• Platforma – aplicația software de tip SaaS disponibilă la adresa digiohs.com.
• Utilizator / Client – orice persoană fizică autorizată sau persoană juridică ce creează un cont pe Platformă.
• Serviciile – funcționalitățile de digitalizare SSM și SU puse la dispoziție prin Platformă.
• Conținut – orice document, fișier, text, date, imagini sau informații încărcate de Client în Platformă.
• Abonament – dreptul de utilizare a Platformei, contra cost, conform pachetului ales.

3. Natura relației contractuale

3.1. Platforma digiohs.com este destinată exclusiv utilizării în scop profesional (B2B). Prin crearea unui cont, Clientul declară că acționează în calitate de profesionist (persoană juridică, PFA, II sau altă formă de organizare profesională), nu în calitate de consumator în sensul OG 21/1992 și al Directivei 2011/83/UE.

3.2. Relația contractuală se naște la momentul creării contului și acceptării prezentelor condiții, sub condiția verificării adresei de email.

4. Acceptarea termenilor

Prin:

• crearea unui cont,
• accesarea Platformei,
• utilizarea Serviciilor,

Clientul declară că a citit, a înțeles și acceptă integral acești Termeni și Condiții. Dacă nu sunteți de acord cu aceștia, nu utilizați Platforma.

5. Natura serviciului – limitarea expresă a răspunderii

5.1. Platforma digiohs.com este exclusiv un instrument tehnic de digitalizare („means to an end”).

5.2. Furnizorul NU oferă: consultanță SSM sau SU, interpretare legislativă, validare juridică a documentelor, garanții privind conformitatea documentelor generate.

5.3. Responsabilitatea integrală pentru corectitudinea conținutului, legalitatea documentelor și utilizarea Platformei revine exclusiv Clientului.

5.4. Platforma poate conține texte orientative și/sau șabloane. Orice conținut orientativ nu reprezintă consultanță și nu creează obligații în sarcina Furnizorului.

5.5. Orice completare automată de date (ex. ONRC/ANAF/VIES și/sau alte surse) are caracter informativ. Furnizorul nu garantează acuratețea, actualitatea sau disponibilitatea acestor surse ori a datelor returnate. Clientul are obligația să verifice datele înainte de utilizare.

5.6. Serviciile sunt furnizate „ca atare” („as-is”) și „în funcție de disponibilitate” („as-available”), fără garanții explicite sau implicite de orice fel, în măsura permisă de lege.

5.7. Furnizorul nu este și nu se substituie unui serviciu extern de prevenire și protecție în sensul HG nr. 1425/2006 (art. 28 și urm.), nu deține și nu necesită abilitare din partea Comisiei de abilitare a serviciilor externe de prevenire și protecție și nu desfășoară activități de prevenire și protecție, evaluarea riscurilor, instruire-testare de specialitate sau consultanță SSM/SU. Organizarea acestor activități, desemnarea lucrătorului desemnat ori a serviciului intern/extern abilitat și respectarea legislației SSM/SU revin exclusiv Clientului, în calitate de angajator.

6. Disponibilitatea platformei (SLA)

6.1. Furnizorul urmărește asigurarea unei disponibilități de minimum 99%, calculată lunar.

6.2. Din acest procent sunt excluse: mentenanța planificată, actualizările tehnice, evenimentele de forță majoră, problemele furnizorilor terți (hosting, internet, API-uri).

6.3. Nu se acordă despăgubiri, reduceri sau rambursări pentru indisponibilitatea Platformei, cu excepția cazurilor de neglijență gravă sau dol din partea Furnizorului.

7. Contul de utilizator și securitatea

7.1. Clientul este singurul responsabil pentru: confidențialitatea datelor de acces, utilizarea contului, orice activitate realizată prin contul său.

7.2. Furnizorul nu vede parolele în clar și nu le poate divulga (parolele sunt gestionate tehnic prin mecanisme de securitate). Furnizorul nu răspunde pentru accesul neautorizat rezultat din culpa Clientului.

7.3. Orice suspiciune de compromitere a contului trebuie notificată imediat Furnizorului.

8. Cerințe tehnice minime (obligația Clientului)

Pentru utilizarea Platformei, Clientul are obligația să asigure:

• adresă de e-mail validă și funcțională;
• număr de telefon activ;
• pentru salariați: telefon mobil, laptop sau PC cu browser modern și acces la Internet; opțional aplicație WhatsApp activă (în lipsa acesteia, linkul se livrează automat prin SMS).

Furnizorul nu răspunde pentru imposibilitatea utilizării Platformei cauzată de lipsa, defectarea sau nefuncționarea acestor echipamente ori a serviciilor terțe (ex. WhatsApp).

Pentru evitarea dubiilor: livrarea mesajelor (email/WhatsApp) și confirmările de primire sunt dependente de furnizori terți și de condițiile tehnice ale destinatarului. Furnizorul nu garantează livrarea în timp real și nu răspunde pentru întârzieri/blocaje ale serviciilor terțe.

9. Conținutul încărcat de Client

9.1. Clientul este unic responsabil pentru conținutul încărcat și pentru corectitudinea, legalitatea și actualitatea acestuia.

9.2. Furnizorul nu verifică, nu corectează, nu validează conținutul încărcat.

9.3. Furnizorul nu răspunde pentru greșeli de ortografie, neînțelegeri, interpretări eronate, utilizarea incorectă a Platformei.

10. Abonamente, plăți și facturare

10.1. Plata se efectuează exclusiv în avans, în măsura în care funcționalitatea de plată este activată.

10.2. Accesul lunar la Platformă și modulele opționale se achită din soldul de credite preplătit al Clientului, prin debitare automată din sold la fiecare ciclu lunar. Nu există plată recurentă cu cardul.

10.3. Anularea abonamentului produce efecte la finalul lunii în curs (30 sau 31) și nu generează rambursări pentru luna în curs.

10.4. Având în vedere natura B2B a serviciului și furnizarea imediată a accesului la Platformă, nu există politică de returnare a sumelor achitate, cu excepția situațiilor impuse de lege.

10.5. Pachetele și tarifele sunt cele afișate în pagina „Prețuri” de pe Platformă.

10.6. Facturile sunt emise în format electronic și transmise automat pe adresa de e-mail declarată de Client.

10.7. Clientul este responsabil să se asigure că: adresa de e-mail este corectă și funcțională; facturile sunt recepționate, descărcate și arhivate.

10.8. Accesul lunar la Platformă se achită în credite: minim 50 de credite pe lună pentru organizațiile de până la 50 de salariați, respectiv câte 1 credit pentru fiecare salariat (contact) existent în baza de date, pentru organizațiile cu peste 50 de salariați. Ciclul lunar este ancorat la data plății (ex. o plată efectuată pe 5 acoperă perioada până pe 5 a lunii următoare), iar taxarea se face la numărul de salariați din contul Clientului la data reînnoirii. Salariații adăugați în cursul lunii, peste numărul deja acoperit, se taxează imediat cu câte 1 credit fiecare. Furnizorul poate modifica prețul creditelor, al accesului lunar și al modulelor opționale, cu notificarea Clientului prin email și/sau în Platformă cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de aplicare; creditele deja achiziționate nu sunt afectate de majorările ulterioare, iar reducerile și ofertele promoționale se pot aplica fără preaviz.

10A. Politica de livrare credite / abonament

10A.1. Serviciul DigiOHS este un serviciu digital cu livrare instantanee. Nu există transport de bunuri fizice.

10A.2. Pentru pachetele de credite: după confirmarea plății prin procesatorul Netopia Payments, creditele sunt activate automat în soldul Clientului în maximum 5 minute (de obicei sub 30 secunde). Clientul primește pe e-mail o factură electronică emisă prin SmartBill și transmisă în SPV (Spațiul Privat Virtual ANAF).

10A.3. Pentru abonamente: accesul la funcționalitățile incluse în planul ales devine activ imediat după confirmarea primei plăți. Reînnoirile lunare extind automat accesul cu încă 30/31 de zile începând cu data efectuării plății.

10A.4. Dacă Clientul nu primește confirmarea sau nu observă activarea creditelor / abonamentului în termen de 30 de minute de la efectuarea plății, va contacta suportul DigiOHS la office@digiohs.com pentru investigare.

10A.5. În cazul în care plata nu se finalizează la procesator (3DS eșuat, fonduri insuficiente, refuz emitent), Clientul va primi un mesaj de eroare imediat după tentativa de plată, iar cardul nu va fi debitat.

10B. Politica de anulare comandă / abonament

10B.1. Anularea unei comenzi de credite înainte de confirmarea plății: Clientul poate închide pagina de plată Netopia oricând înainte de a confirma cardul; tranzacția va fi marcată „abandonată” și nu va exista nicio sumă debitată.

10B.2. Încetarea utilizării Serviciului: Clientul poate înceta oricând utilizarea, oprind cumpărarea de credite, sau poate solicita închiderea contului printr-un e-mail la office@digiohs.com. Anularea produce efecte la finalul lunii în curs (30/31). Nu se efectuează rambursări pentru zilele rămase din luna în curs (a se vedea și 10.3).

10B.3. Returnarea creditelor neutilizate: având în vedere natura B2B a Serviciului, creditele achiziționate au valabilitate nelimitată (nu expiră cât timp contul rămâne activ), însă nu sunt rambursabile. Clientul își asumă alegerea cantității de credite la momentul achiziției.

10B.4. Drept de retragere: pentru Clienții persoane fizice care încheie un contract la distanță (OUG nr. 34/2014 art. 9), dreptul de retragere de 14 zile nu se aplică serviciilor prestate integral cu acordul prealabil expres al consumatorului și cu recunoașterea faptului că își pierde dreptul de retragere după executarea completă (OUG nr. 34/2014 art. 16 lit. a), respectiv furnizării de conținut digital cu acordul prealabil expres și pierderea dreptului de retragere (OUG nr. 34/2014 art. 16 lit. m). La momentul plății, Clientul își exprimă expres (prin bifă) acordul privind începerea imediată a prestării și ia la cunoștință pierderea dreptului de retragere, acord consemnat în evidențele Furnizorului.

10B.5. Disputarea unei tranzacții: Clientul poate iniția o dispută direct cu banca emitentă a cardului sau prin Netopia Payments. Furnizorul va colabora cu procesatorul / banca pentru a documenta tranzacția.

10B.6. Suspendarea / închiderea contului de către Furnizor: în cazul încălcării T&C, Furnizorul poate suspenda accesul Clientului la Serviciu. În cazul închiderii contului, se aplică regimul de retenție prevăzut la art. 11 (30 de zile export + 60 de zile păstrare pasivă, total 90 de zile de la încetare, apoi ștergere definitivă), obligația de arhivare pe termen lung a documentelor SSM/SU revenind Clientului în calitate de angajator.

11. Încetarea abonamentului și ștergerea datelor

11.1. La încetarea contractului (expirare, neplată, cerere de închidere sau reziliere), documentele SSM/SU și celelalte date rămân disponibile pentru export timp de 30 de zile de la încetare.

11.2. În această perioadă, Clientul are obligația exclusivă de a descărca și arhiva datele care îi aparțin (inclusiv istoricul semnăturilor), în calitate de operator și de angajator.

11.3. După cele 30 de zile de export, datele se păstrează pasiv (fără acces de scriere) încă 60 de zile — în total 90 de zile de la încetare — interval în care exportul mai poate fi solicitat prin suport. La expirarea celor 90 de zile, datele se șterg definitiv și ireversibil, fără posibilitate de recuperare și fără nicio răspundere din partea Furnizorului. Obligația de arhivare pe termen lung a fișelor SSM/SU (minim 5 ani, iar fișa individuală pe durata raporturilor de muncă — HG nr. 1425/2006 art. 81) revine exclusiv Clientului, care are obligația de a-și descărca documentele în perioada de export.

11.4. Prin excepție, anumite date/documente/loguri pot fi păstrate pentru perioade mai lungi dacă există obligații legale sau interese legitime (ex. audit trail și evidențe de securitate) — în mod tipic, Platforma păstrează evidențe relevante până la 7 ani.

Coș de gunoi (fișiere): ștergerea unui fișier din dosare are caracter de ștergere temporară (soft-delete). Fișierul este mutat în „Coșul de gunoi”, de unde Clientul îl poate restaura sau șterge definitiv. Fișierele rămase în coș se șterg automat și ireversibil (inclusiv din stocare) după 90 de zile de la data ștergerii. Salariații arhivați sunt gestionați separat, în zona proprie de arhivare (nu fac obiectul acestui coș de gunoi).

12. Limitarea maximă a răspunderii

12.1. Furnizorul NU răspunde, direct sau indirect, pentru: pierderi de date cauzate de Client; acces neautorizat rezultat din culpa Clientului; amenzi sau sancțiuni ITM / ISU / IGSU; neconformități SSM / SU; pierderi financiare; întreruperea activității Clientului.

12.2. În măsura maxim permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, speciale, incidentale, punitive, pierderi de profit, pierderi de oportunitate, reputaționale sau întreruperi de business rezultate din utilizarea ori imposibilitatea utilizării Platformei.

12.3. Răspunderea totală, cumulată, contractuală și delictuală a Furnizorului, pentru toate pretențiile apărute într-o perioadă de 12 luni consecutive, este limitată la valoarea creditelor pentru accesul lunar la Platformă (valoarea în lei, fără TVA, a creditelor consumate pentru accesul lunar la Platformă) pentru o lună de servicii. Creditele consumate pentru semnături și module opționale (componenta variabilă) nu intră în calculul acestui plafon și sunt, în orice caz, nerambursabile.

12.4. Această limitare nu se aplică în măsura în care legea interzice excluderea sau limitarea răspunderii (inclusiv, fără limitare, pentru fraudă, dol sau vătămări pentru care răspunderea nu poate fi limitată legal).

12.5. Clientul îl va apăra, despăgubi și ține indemn pe Furnizor (precum și pe administratorii, colaboratorii și subprocesorii acestuia) împotriva oricărei pretenții, reclamații, acțiuni, amenzi sau prejudicii formulate de un terț (inclusiv salariați, foști salariați, clienți ai Clientului, autorități sau instanțe) care izvorăsc din: (a) datele și conținutul introduse de Client în Platformă; (b) utilizarea Platformei de către Client sau de utilizatorii săi; (c) neîndeplinirea de către Client a obligațiilor sale legale (SSM, SU, dreptul muncii, protecția datelor cu caracter personal); ori (d) încălcarea prezentelor Termeni. Această obligație include costurile rezonabile de apărare juridică.

13. Notificarea incidentelor de securitate

13.1. În cazul unui incident de securitate care afectează date cu caracter personal, Furnizorul notifică Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de incident, cu țintă operațională de informare inițială în maximum 24 ore de la luarea la cunoștință.

13.2. Notificarea include, în măsura disponibilă la momentul respectiv: natura incidentului, datele/categoriile afectate, impactul estimat, măsurile de izolare/remediere și recomandările operative pentru Client.

13.3. Canalul principal de notificare este email-ul de contact contractual al Clientului și, suplimentar, notificarea în Platformă. Clientul rămâne responsabil, în calitate de operator, pentru notificarea autorității/persoanelor vizate acolo unde legea impune acest lucru.

13A. Conservarea probelor și cooperarea cu autoritățile

13A.1. La notificarea Furnizorului de către Client cu privire la un accident de muncă, un incident soldat cu vătămare, o anchetă a ITM/IGSU/ISU/poliției/parchetului ori un litigiu, Furnizorul instituie o măsură de conservare a probelor (litigation hold) asupra documentelor relevante, a fișelor semnate și a jurnalului de audit aferent, suspendând orice ștergere automată a acestora pe durata necesară.

13A.2. Furnizorul pune la dispoziția Clientului, la cerere, dovezile tehnice ale semnării (certificate, mărci temporale, metadate de audit, rapoarte de livrare) și cooperează cu autoritățile competente în limitele legii, în calitate de simplu deținător tehnic al probelor. Clientul rămâne responsabil pentru prezentarea documentelor către autorități.

13A.3. Măsura de conservare nu transformă Furnizorul în parte a raportului de muncă sau a activității de prevenire și protecție și nu extinde răspunderea acestuia dincolo de limitele prezentelor Termeni.

14. Semnătura electronică utilizată în Platformă

14.1. Platforma aplică semnături electronice avansate (AES) în sensul art. 26 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și al art. 4 alin. (5) din Legea nr. 214/2024, în format PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures, conform standardelor ETSI EN 319 142).

14.2. Fiecare semnătură îndeplinește condițiile art. 26 eIDAS: (a) este legată în mod unic de semnatar prin numărul de telefon propriu al acestuia, care îl identifică în mod unic; (b) permite identificarea semnatarului (certificat digital X.509 emis pe numele acestuia, coroborat cu validarea numărului de telefon printr-un cod SMS unic); (c) este creată sub controlul exclusiv al semnatarului (codul OTP este transmis exclusiv la numărul de telefon validat al acestuia); și (d) este legată de date în așa fel încât orice modificare ulterioară a documentului semnat este detectabilă criptografic.

14.3. Semnăturile electronice avansate includ o marcă temporală RFC 3161 calificată (emisă de un prestator calificat de servicii de încredere — QTSP înscris în Lista de Încredere a Uniunii Europene) atunci când serviciul calificat este disponibil, caz în care beneficiază de prezumția de exactitate a datei/orei și de integritate (art. 41 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și art. 7 din Legea nr. 214/2024 — efect de „dată certă”). În lipsa temporară a serviciului calificat, semnătura rămâne validă ca semnătură electronică avansată, fără marcă temporală calificată încorporată.

14.4. Semnătura avansată utilizată nu este o semnătură electronică calificată (QES) în sensul eIDAS și nu se bazează pe un certificat calificat emis de un prestator calificat. Pentru scenariile în care legea impune expres o semnătură calificată, este necesar un furnizor calificat separat.

14.5. Temeiul legal al acceptării în format electronic: în domeniul securității și sănătății în muncă — Legea nr. 319/2006 art. 21 alin. (4) și (5) coroborat cu HG nr. 1425/2006 art. 81 alin. (3); în domeniul situațiilor de urgență — Legea nr. 214/2024 art. 4 alin. (5) coroborat cu OMAI nr. 712/2005. Furnizorul nu garantează însă acceptarea automată a documentelor de către toate instituțiile sau instanțele.

14.6. Marcajele temporale ale operațiunilor curente (crearea contului, înregistrarea salariaților, generarea/descărcarea fișelor, jurnalul de audit) sunt marcaje temporale standard (ora serverului) și nu beneficiază de prezumția de dată certă. Toate datele și orele afișate pe fișe, pe documentele semnate și în Platformă sunt exprimate în fusul orar al României (Europa/București).

15. Trasabilitate și asocierea cu salariatul

15.1. Clientul înțelege că elementele esențiale de trasabilitate sunt datele de contact validate ale salariatului (în special numărul de telefon și, după caz, adresa de email).

15.2. Pentru o trasabilitate corectă, Clientul are obligația ca numărul de telefon utilizat în Platformă să fie menționat: în contractul individual de muncă; sau într-un proces-verbal de predare-primire; sau într-o decizie internă.

15.3. Fluxul operațional standard presupune inițierea primei transmiteri a instruirii prin canalul WhatsApp, iar Clientul are obligația să se asigure că salariatul finalizează și semnează digital instruirea în Platformă.

15.4. Linkul de instruire conține token unic de acces, emis în scop de securitate și trasabilitate. Conform configurării operaționale active, tokenul este destinat unei singure utilizări efective.

15.5. Dacă tokenul a fost utilizat, dar instruirea nu a fost finalizată, Clientul are la dispoziție următoarele opțiuni: (i) retransmiterea instruirii pe email din Platformă; sau (ii) copierea linkului disponibil și retrimiterea manuală prin WhatsApp.

15.6. Clientul este singurul responsabil pentru corectitudinea datelor de contact, alegerea canalului de transmitere (WhatsApp/email), monitorizarea statusului de livrare/semnare și luarea măsurilor necesare pentru finalizarea instruirii.

15.7. În măsura maximă permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru nelivrarea, întârzierea, filtrarea, blocarea sau neaccesarea mesajelor transmise prin canale terțe (inclusiv WhatsApp/email), și nici pentru nefinalizarea instruirii din cauze imputabile Clientului, salariatului sau furnizorilor de comunicații electronice.

15.8. Furnizorul nu răspunde pentru lipsa trasabilității dacă obligațiile de mai sus nu sunt îndeplinite.

16. Identificarea semnatarului

16.1. Identificarea semnatarului se realizează prin certificatul digital emis pe numele acestuia, coroborat cu validarea numărului de telefon printr-un cod unic transmis prin SMS (OTP), la momentul semnării.

16.2. Trasabilitatea este completată de metadate de audit (dată/oră, IP, geolocație aproximativă din IP, fingerprint browser) și de marca temporală RFC 3161, păstrate ca probă a circumstanțelor semnării.

16.3. Platforma nu realizează identificare biometrică (recunoaștere facială sau comparare 1:1 cu acte de identitate) și nu captează imagini foto ale semnatarului.

17. Obligațiile angajatorului

17.1. Clientul declară că este angajator sau persoană împuternicită legal.

17.2. Clientul are obligația de a emite o decizie internă prin care stabilește: desfășurarea instruirilor SSM/SU în format digital; utilizarea semnăturii electronice avansate (AES).

17.3. Clientul este singurul responsabil pentru prezentarea documentelor către autorități și pentru respectarea legislației aplicabile.

18. Proprietate intelectuală

18.1. Platforma, codul sursă, interfața, logo-urile și structura sunt proprietatea exclusivă a Furnizorului.

18.2. Clientul primește un drept de utilizare neexclusiv și netransferabil, limitat la durata abonamentului activ.

18.3. Este strict interzisă copierea, reproducerea, revânzarea sau ingineria inversă.

19. Forța majoră

Furnizorul nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră, conform art. 1351 Cod civil. Cazul fortuit exonerează Furnizorul în condițiile legii.

20. Modificarea termenilor

20.1. Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica prezentele Termeni și Condiții.

20.2. Clientul va fi notificat cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de intrarea în vigoare a modificărilor, prin email și/sau notificare în Platformă.

20.3. Continuarea utilizării Platformei după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea tacită a noilor termeni. Dacă Clientul nu este de acord, poate înceta utilizarea și solicita exportul datelor înainte de data intrării în vigoare.

21. Cesiune

21.1. Clientul nu poate cesiona sau transfera drepturile și obligațiile rezultate din prezentul contract fără acordul scris prealabil al Furnizorului.

21.2. Furnizorul poate cesiona contractul către un succesor legal sau către o entitate afiliată, cu notificarea prealabilă a Clientului.

22. Clauza de separabilitate

Dacă o clauză din prezentul document este declarată nulă sau inaplicabilă de către o instanță competentă, celelalte clauze rămân pe deplin valabile și aplicabile. Părțile vor depune eforturi de bună credință pentru a înlocui clauza afectată cu una care reflectă cât mai aproape intenția inițială a părților.

23. Legea aplicabilă și jurisdicția

23.1. Prezentul document este guvernat de legea română.

23.2. Orice litigiu va fi soluționat, pe cât posibil, pe cale amiabilă. În cazul în care negocierea amiabilă nu conduce la un rezultat în termen de 30 de zile, litigiul va fi soluționat de instanțele judecătorești competente de la sediul Furnizorului (jud. Dâmbovița), cu excepția normelor imperative de competență care ar impune o altă instanță.

24. Documente asociate

Următoarele documente fac parte integrantă din relația contractuală:

• Politica de confidențialitate: /politica-de-confidentialitate
• Politica de cookies: /cookies
• DPA (Acord prelucrare date): /dpa