Termeni și condiții

1. Cine suntem

Platforma digiohs.com este deținută și operată de:

• MONETA DIGI S.R.L.
• Sediul social: Str. Popa Tănase, Nr. 31D, Găești, jud. Dâmbovița, România
• CUI: 53243922
• Nr. ONRC: J2026001579006
• Contact: office@digiohs.com

În cuprinsul prezentului document, Moneta Digi S.R.L. va fi denumită în continuare „Furnizorul", „Compania" sau „digiohs".

2. Definiții

• Platforma – aplicația software de tip SaaS disponibilă la adresa digiohs.com.
• Utilizator / Client – orice persoană fizică autorizată sau persoană juridică ce creează un cont pe Platformă.
• Serviciile – funcționalitățile de digitalizare SSM și SU puse la dispoziție prin Platformă.
• Conținut – orice document, fișier, text, date, imagini sau informații încărcate de Client în Platformă.
• Abonament – dreptul de utilizare a Platformei, contra cost, conform pachetului ales.

3. Natura relației contractuale

3.1. Platforma digiohs.com este destinată exclusiv utilizării în scop profesional (B2B). Prin crearea unui cont, Clientul declară că acționează în calitate de profesionist (persoană juridică, PFA, II sau altă formă de organizare profesională), nu în calitate de consumator în sensul OG 21/1992 și al Directivei 2011/83/UE.

3.2. Relația contractuală se naște la momentul creării contului și acceptării prezentelor condiții, sub condiția verificării adresei de email.

4. Acceptarea termenilor

Prin:

• crearea unui cont,
• accesarea Platformei,
• utilizarea Serviciilor,

Clientul declară că a citit, a înțeles și acceptă integral acești Termeni și Condiții. Dacă nu sunteți de acord cu aceștia, nu utilizați Platforma.

5. Natura serviciului – limitarea expresă a răspunderii

5.1. Platforma digiohs.com este exclusiv un instrument tehnic de digitalizare („means to an end").

5.2. Furnizorul NU oferă: consultanță SSM sau SU, interpretare legislativă, validare juridică a documentelor, garanții privind conformitatea documentelor generate.

5.3. Responsabilitatea integrală pentru corectitudinea conținutului, legalitatea documentelor și utilizarea Platformei revine exclusiv Clientului.

5.4. Platforma poate conține texte orientative și/sau șabloane. Orice conținut orientativ nu reprezintă consultanță și nu creează obligații în sarcina Furnizorului.

5.5. Orice completare automată de date (ex. ONRC/ANAF/VIES și/sau alte surse) are caracter informativ. Furnizorul nu garantează acuratețea, actualitatea sau disponibilitatea acestor surse ori a datelor returnate. Clientul are obligația să verifice datele înainte de utilizare.

5.6. Serviciile sunt furnizate „ca atare" („as-is") și „în funcție de disponibilitate" („as-available"), fără garanții explicite sau implicite de orice fel, în măsura permisă de lege.

6. Disponibilitatea platformei (SLA)

6.1. Furnizorul urmărește asigurarea unei disponibilități de minimum 95%, calculată lunar.

6.2. Din acest procent sunt excluse: mentenanța planificată, actualizările tehnice, evenimentele de forță majoră, problemele furnizorilor terți (hosting, internet, API-uri).

6.3. Nu se acordă despăgubiri, reduceri sau rambursări pentru indisponibilitatea Platformei, cu excepția cazurilor de neglijență gravă sau dol din partea Furnizorului.

7. Contul de utilizator și securitatea

7.1. Clientul este singurul responsabil pentru: confidențialitatea datelor de acces, utilizarea contului, orice activitate realizată prin contul său.

7.2. Furnizorul nu vede parolele în clar și nu le poate divulga (parolele sunt gestionate tehnic prin mecanisme de securitate). Furnizorul nu răspunde pentru accesul neautorizat rezultat din culpa Clientului.

7.3. Orice suspiciune de compromitere a contului trebuie notificată imediat Furnizorului.

8. Cerințe tehnice minime (obligația Clientului)

Pentru utilizarea Platformei, Clientul are obligația să asigure:

• adresă de e-mail validă și funcțională;
• număr de telefon activ;
• pentru salariați: telefon mobil, laptop sau PC cu cameră funcțională; aplicație WhatsApp activă.

Furnizorul nu răspunde pentru imposibilitatea utilizării Platformei cauzată de lipsa, defectarea sau nefuncționarea acestor echipamente ori a serviciilor terțe (ex. WhatsApp).

Pentru evitarea dubiilor: livrarea mesajelor (email/WhatsApp) și confirmările de primire sunt dependente de furnizori terți și de condițiile tehnice ale destinatarului. Furnizorul nu garantează livrarea în timp real și nu răspunde pentru întârzieri/blocaje ale serviciilor terțe.

9. Conținutul încărcat de Client

9.1. Clientul este unic responsabil pentru conținutul încărcat și pentru corectitudinea, legalitatea și actualitatea acestuia.

9.2. Furnizorul nu verifică, nu corectează, nu validează conținutul încărcat.

9.3. Furnizorul nu răspunde pentru greșeli de ortografie, neînțelegeri, interpretări eronate, utilizarea incorectă a Platformei.

10. Abonamente, plăți și facturare

10.1. Plata se efectuează exclusiv în avans, în măsura în care funcționalitatea de plată este activată.

10.2. Abonamentele pot fi facturate automat (ex. în data de 01 a fiecărei luni), în funcție de planul ales.

10.3. Anularea abonamentului produce efecte la finalul lunii în curs (30 sau 31) și nu generează rambursări pentru luna în curs.

10.4. Având în vedere natura B2B a serviciului și furnizarea imediată a accesului la Platformă, nu există politică de returnare a sumelor achitate, cu excepția situațiilor impuse de lege.

10.5. Pachetele și tarifele sunt cele afișate în pagina „Prețuri" de pe Platformă.

10.6. Facturile sunt emise în format electronic și transmise automat pe adresa de e-mail declarată de Client.

10.7. Clientul este responsabil să se asigure că: adresa de e-mail este corectă și funcțională; facturile sunt recepționate, descărcate și arhivate.

11. Încetarea abonamentului și ștergerea datelor

11.1. După expirarea sau neplata abonamentului, documentele SSM și SU sunt păstrate 30 de zile, exclusiv pentru export.

11.2. În acest interval, Clientul are obligația exclusivă de a descărca datele.

11.3. După expirarea termenului de export, datele pot fi șterse definitiv, fără posibilitate de recuperare, fără nicio răspundere din partea Furnizorului.

11.4. Prin excepție, anumite date/documente/loguri pot fi păstrate pentru perioade mai lungi dacă există obligații legale sau interese legitime (ex. audit trail și evidențe de securitate) — în mod tipic, Platforma păstrează evidențe relevante până la 7 ani.

12. Limitarea maximă a răspunderii

12.1. Furnizorul NU răspunde, direct sau indirect, pentru: pierderi de date cauzate de Client; acces neautorizat rezultat din culpa Clientului; amenzi sau sancțiuni ITM / ISU / IGSU; neconformități SSM / SU; pierderi financiare; întreruperea activității Clientului.

12.2. În măsura maxim permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, speciale, incidentale, punitive, pierderi de profit, pierderi de oportunitate, reputaționale sau întreruperi de business rezultate din utilizarea ori imposibilitatea utilizării Platformei.

12.3. Răspunderea totală, cumulată, contractuală și delictuală a Furnizorului, pentru toate pretențiile apărute într-o perioadă de 12 luni consecutive, este limitată la valoarea abonamentului plătit de Client pentru o lună de servicii.

12.4. Această limitare nu se aplică în măsura în care legea interzice excluderea sau limitarea răspunderii (inclusiv, fără limitare, pentru fraudă, dol sau vătămări pentru care răspunderea nu poate fi limitată legal).

13. Notificarea incidentelor de securitate

13.1. În cazul unui incident de securitate care afectează date cu caracter personal, Furnizorul notifică Clientul fără întârzieri nejustificate, cu țintă operațională de informare inițială în maximum 24 ore de la confirmare.

13.2. Notificarea include, în măsura disponibilă la momentul respectiv: natura incidentului, datele/categoriile afectate, impactul estimat, măsurile de izolare/remediere și recomandările operative pentru Client.

13.3. Canalul principal de notificare este email-ul de contact contractual al Clientului și, suplimentar, notificarea în Platformă. Clientul rămâne responsabil, în calitate de operator, pentru notificarea autorității/persoanelor vizate acolo unde legea impune acest lucru.

14. Semnătura electronică utilizată în Platformă

14.1. Platforma utilizează semnături electronice simple, conform Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS).

14.2. Semnăturile utilizate nu sunt semnături electronice avansate, nu sunt semnături electronice calificate și nu implică certificate calificate.

14.3. Semnătura electronică simplă se bazează pe: numărul de telefon asociat salariatului; loguri tehnice (data, ora, IP); confirmări electronice; elemente suplimentare precum selfie-ul.

14.4. Furnizorul nu garantează acceptarea automată a documentelor de către toate instituțiile sau instanțele.

15. Trasabilitate și asocierea cu salariatul

15.1. Clientul înțelege că elementele esențiale de trasabilitate sunt datele de contact validate ale salariatului (în special numărul de telefon și, după caz, adresa de email).

15.2. Pentru o trasabilitate corectă, Clientul are obligația ca numărul de telefon utilizat în Platformă să fie menționat: în contractul individual de muncă; sau într-un proces-verbal de predare-primire; sau într-o decizie internă.

15.3. Fluxul operațional standard presupune inițierea primei transmiteri a instruirii prin canalul WhatsApp, iar Clientul are obligația să se asigure că salariatul finalizează și semnează digital instruirea în Platformă.

15.4. Linkul de instruire conține token unic de acces, emis în scop de securitate și trasabilitate. Conform configurării operaționale active, tokenul este destinat unei singure utilizări efective.

15.5. Dacă tokenul a fost utilizat, dar instruirea nu a fost finalizată, Clientul are la dispoziție următoarele opțiuni: (i) retransmiterea instruirii pe email din Platformă; sau (ii) copierea linkului disponibil și retrimiterea manuală prin WhatsApp.

15.6. Clientul este singurul responsabil pentru corectitudinea datelor de contact, alegerea canalului de transmitere (WhatsApp/email), monitorizarea statusului de livrare/semnare și luarea măsurilor necesare pentru finalizarea instruirii.

15.7. În măsura maximă permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru nelivrarea, întârzierea, filtrarea, blocarea sau neaccesarea mesajelor transmise prin canale terțe (inclusiv WhatsApp/email), și nici pentru nefinalizarea instruirii din cauze imputabile Clientului, salariatului sau furnizorilor de comunicații electronice.

15.8. Furnizorul nu răspunde pentru lipsa trasabilității dacă obligațiile de mai sus nu sunt îndeplinite.

16. Rolul selfie-ului

16.1. Selfie-ul are rol exclusiv probator.

16.2. Selfie-ul nu reprezintă identificare biometrică oficială, nu garantează validarea juridică a documentelor și are rolul de a crește șansele de apreciere favorabilă în instanță.

16.3. Platforma poate face doar verificări minimale de prezență a unei fețe în cadru (liveness basic), fără comparare biometrică 1:1 cu acte de identitate.

17. Obligațiile angajatorului

17.1. Clientul declară că este angajator sau persoană împuternicită legal.

17.2. Clientul are obligația de a emite o decizie internă prin care stabilește: desfășurarea instruirilor SSM/SU în format digital; utilizarea semnăturilor electronice simple.

17.3. Clientul este singurul responsabil pentru prezentarea documentelor către autorități și pentru respectarea legislației aplicabile.

18. Proprietate intelectuală

18.1. Platforma, codul sursă, interfața, logo-urile și structura sunt proprietatea exclusivă a Furnizorului.

18.2. Clientul primește un drept de utilizare neexclusiv și netransferabil, limitat la durata abonamentului activ.

18.3. Este strict interzisă copierea, reproducerea, revânzarea sau ingineria inversă.

19. Forța majoră

Furnizorul nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră, conform art. 1351 Cod civil. Cazul fortuit exonerează Furnizorul în condițiile legii.

20. Modificarea termenilor

20.1. Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica prezentele Termeni și Condiții.

20.2. Clientul va fi notificat cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de intrarea în vigoare a modificărilor, prin email și/sau notificare în Platformă.

20.3. Continuarea utilizării Platformei după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea tacită a noilor termeni. Dacă Clientul nu este de acord, poate înceta utilizarea și solicita exportul datelor înainte de data intrării în vigoare.

21. Cesiune

21.1. Clientul nu poate cesiona sau transfera drepturile și obligațiile rezultate din prezentul contract fără acordul scris prealabil al Furnizorului.

21.2. Furnizorul poate cesiona contractul către un succesor legal sau către o entitate afiliată, cu notificarea prealabilă a Clientului.

22. Clauza de separabilitate

Dacă o clauză din prezentul document este declarată nulă sau inaplicabilă de către o instanță competentă, celelalte clauze rămân pe deplin valabile și aplicabile. Părțile vor depune eforturi de bună credință pentru a înlocui clauza afectată cu una care reflectă cât mai aproape intenția inițială a părților.

23. Legea aplicabilă și jurisdicția

23.1. Prezentul document este guvernat de legea română.

23.2. Orice litigiu va fi soluționat, pe cât posibil, pe cale amiabilă. În cazul în care negocierea amiabilă nu conduce la un rezultat în termen de 30 de zile, litigiul va fi soluționat de instanțele competente din România.

24. Documente asociate

Următoarele documente fac parte integrantă din relația contractuală:

• Politica de confidențialitate: /politica-de-confidentialitate
• Politica de cookies: /cookies
• DPA (Acord prelucrare date): /dpa