Avize oficiale ITM și IGSU — fișele digitale SSM și SU sunt valide juridic
Am cerut și am primit răspunsuri oficiale, în scris, de la ambele instituții competente. Acestea confirmă fără ambiguitate că fișele de instruire SSM și SU în format electronic, semnate cu semnătură electronică avansată (eIDAS / Legea 214/2024), produc aceleași efecte juridice ca fișele pe hârtie semnate olograf.
ITM
Inspecția Muncii
Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale
Număr înregistrare
1050/DCSSM/8409
Data emiterii
20 mai 2026
Obiect
Realizarea în format electronic a instruirii lucrătorilor în domeniul SSM
Semnat de
Mihai Nicolae UCĂ
Inspector General de Stat Adjunct
Co-semnat
Ion SAMOILĂ
p. Director D.C.S.S.M. · Șef Serviciu S.S.S.M.A.E.N.-I
Citat oficial
“Conform art. 21 alin. (4) din Legea nr. 319/2006, dovada instruirii în domeniul securității și sănătății în muncă, prevăzută la art. 20 din lege, poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcție de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern.”
— Răspuns ITM, pagina 1
Cum implementăm noi exact asta
- Setări → Format fișă instruire SSM = „Electronic” (default), cu fallback hârtie
- Template regulament intern descărcabil cu clauzele de electronică pre-incluse
- Adminul poate schimba oricând modul, cu audit log pe schimbare
Citat oficial
“În cazul folosirii variantei în format electronic, dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, în conformitate cu art. 21 alin. (5) din Legea nr. 319/2006.”
— Răspuns ITM, pagina 1
Cum implementăm noi exact asta
- Toate fișele DigiOHS = Semnătură Electronică Avansată (SEA)
- Standard: PAdES B-LTA (ETSI EN 319 142-1) cu RFC 3161 timestamp
- Compatibilă cu upgrade la Qualified Electronic Signature (CertSIGN / Trans Sped) la cerere
Citat oficial
“Rezultatul instruirii lucrătorilor în domeniul SSM se consemnează în mod obligatoriu în fișa de instruire individuală, întocmită pe suport hârtie sau în format electronic, conform informațiilor prevăzute în anexa nr. 11 a Normelor metodologice, cu indicarea materialului predat, a duratei și datei instruirii.”
— Art. 81 alin. (1) Norme HG 1425/2006
Cum implementăm noi exact asta
- Fișele noastre conțin TOATE câmpurile din anexa 11: nume, prenume, funcție, loc muncă, data, durata, materialul predat, semnături
- Materialul predat este înregistrat ca text + hash criptografic (anti-tampering)
- Anexa 11 generată automat la export PDF, identică cu modelul oficial
Citat oficial
“Procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate pentru semnarea fișei de instruire individuală trebuie să se regăsească în contractul individual de muncă.”
— Art. 17 alin. (3) lit. o) Codul Muncii (Legea 53/2003)
Cum implementăm noi exact asta
- Template CIM-act adițional pus la dispoziția adminului în Setări → Documente
- Clauză standard: „Salariatul acceptă semnătura electronică avansată pentru fișele SSM/SU, conform Legii 214/2024”
- Generăm și acord scris semnat OTP la prima utilizare (audit trail)
Citat oficial
“Angajatorul are obligația de a asigura trasabilitatea și integritatea materialelor utilizate în cadrul fiecărei instruiri în format electronic a lucrătorului.”
— Art. 81 alin. (3³) Norme HG 1425/2006
Cum implementăm noi exact asta
- Hash SHA-256 al materialului stocat la fiecare instruire (verificabil oricând)
- Audit log append-only: fiecare deschidere/semnare cu IP + timestamp + device
- Materialele instruirii sunt arhivate versioned — niciodată suprascrise
- Validare offline 10+ ani prin PAdES B-LTA (certificate + CRL embedded)
Citat oficial
“În cazul în care instruirea lucrătorilor în domeniul SSM se realizează în format electronic, fișa de instruire trebuie să fie semnată de către toate persoanele implicate în procesul de instruire, cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.”
— Art. 81¹ Norme HG 1425/2006
Cum implementăm noi exact asta
- Fluxul nostru SEMNĂ toate cele 3 părți: lucrător instruit + instructor + verificator
- Fiecare semnătură cu OTP SMS individual + timestamp distinct
- Pentru instructor/verificator: batch signing cu summary detaliat per salariat (HG 1425/2006 art. 80)
IGSU
Inspectoratul General pentru Situații de Urgență
Ministerul Afacerilor Interne · Departamentul pentru Situații de Urgență
Număr înregistrare
79526
Data emiterii
15 mai 2026
Obiect
Valabilitatea juridică a fișelor de instructaj SU semnate electronic
Semnat de
Dr. ing. Constantin FLOREA
(D) Inspector General · General de brigadă
Citat oficial
“Prin intrarea în vigoare a Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea, la art. 3 alin. (2) s-a reglementat faptul că actul juridic, în format electronic, semnat cu tipul de semnătură electronică prevăzut de lege sau cu semnătura electronică calificată, produce aceleași efecte juridice precum cel constituit în format letric.”
— Răspuns IGSU, pagina 1
Cum implementăm noi exact asta
- Întreaga arhitectură DigiOHS construită pe Legea 214/2024 + Reg. UE 910/2014 (eIDAS)
- Fiecare fișă: marcă temporală qualified (RFC 3161 TSA) + identitate verificată prin OTP SMS
- Suntem pregătiți pentru upgrade la qualified TSA SK ID Solutions (planificat)
Citat oficial
“Art. 4, alin. (3) din Legea nr. 214/2024 prevede că „În cazul în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiție de validitate a unui act juridic, documentul electronic îndeplinește această cerință dacă a fost semnat cu o semnătură electronică calificată sau cu o semnătură electronică avansată care, în condițiile prezentei legi, produce aceleași efecte precum semnătura olografă.””
— Răspuns IGSU, pagina 1
Cum implementăm noi exact asta
- DigiOHS folosește SEA (Semnătură Electronică Avansată) — îndeplinește criteriul Art. 4 alin. (3)
- Identificare unică semnatar: OTP SMS la numărul din contractul individual de muncă
- Control sub controlul exclusiv al semnatarului: doar el primește OTP-ul
- Legată indisolubil de document: hash SHA-256 al PDF-ului inclus în semnătură
Citat oficial
“Drept urmare, fișele de instructaj, ca acte juridice, întocmite în format electronic, produc aceleași efecte juridice ca fișele de instructaj întocmite în format letric, completate și semnate olograf, dacă sunt semnate cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.”
— Răspuns IGSU, pagina 1 — declarație finală oficială
Cum implementăm noi exact asta
- Asta este CONFIRMAREA OFICIALĂ scrisă. Inspectorii ISU care vor avea îndoieli pot citi acest paragraf direct din PDF-ul descărcabil
- Fișele DigiOHS sunt acte juridice valide, exact ca pe hârtie
Citat oficial
“Fișa individuală de instruire în domeniul situațiilor de urgență, inclusiv cea în format electronic, trebuie să fie structurată și să cuprindă toate informațiile prevăzute în anexa la Dispozițiile generale privind instruirea salariaților în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor și instruirea în domeniul protecției civile, aprobate prin OMAI nr. 712/2005.”
— Răspuns IGSU, pagina 2
Cum implementăm noi exact asta
- Fișele SU generate de DigiOHS respectă STRUCTURA OMAI 712/2005, anexa la dispozițiile generale
- Cele 3 secțiuni obligatorii incluse: introductiv-generală + la locul de muncă + periodică
- Header standard + sub-câmpuri identice cu modelul oficial — vezi exemplu în pagina noastră de prezentare
Notă onestă: componenta practică SU rămâne fizică
IGSU subliniază explicit în răspunsul oficial că instruirea SU „pe lângă latura teoretică, are și o componentă practică” — demonstrații cu stingător, utilizarea căilor de evacuare, exerciții de evacuare — care „necesită prezența fizică” a salariaților.
Cum tratăm asta în DigiOHS: platforma noastră digitalizează partea teoretică a instruirii (testare, materiale, fișa individuală semnată) și documentează partea practică (exerciții evacuare cu fotografii + semnături participanți, raportate ISU). Demonstrațiile practice efective rămân în responsabilitatea cadrului tehnic SU al firmei — DigiOHS nu pretinde să le înlocuiască, ci doar să le centralizeze evidența.
Treci pe fișe digitale cu acoperire legală garantată
Avem acoperire scrisă de la ambele instituții care fac controale. Tu ai liniștea că dosarul rezistă oricărui audit, oriunde în România.