DigiOHSDigiOHS — fișe de instructaj PSI/SU în format electronic, conform legii
Platformă de digitalizare a fișelor de instructaj în domeniul Situațiilor de Urgență și apărării împotriva incendiilor (PSI/SU). Fiecare fișă este semnată cu Semnătură Electronică Avansată conform Regulamentului UE 910/2014 (eIDAS) art. 26. Produce aceleași efecte juridice ca fișa pe hârtie semnată olograf — confirmat în scris de Inspectoratul General pentru Situații de Urgență prin adresa nr. 79526/2026.
Ce face DigiOHS
Înlocuiește dosarele cu fișe PSI/SU pe hârtie cu un sistem digital complet — partea documentară (materiale, testare, fișa SEA) plus evidența demonstrațiilor și exercițiilor practice.
Salariatul primește instructajul pe telefon
Link unic prin WhatsApp, parcurge materialul PSI/SU, susține test de verificare, semnează cu degetul pe ecran.
Semnătură electronică AVANSATĂ
Adresa IGSU cere expres semnătură avansată sau calificată — noi folosim exact SEA: certificat X.509, hash SHA-256 și OTP SMS, conform eIDAS art. 26.
Exerciții & demonstrații practice
Modul dedicat pentru latura fizică obligatorie: demonstrație stingător, exercițiu de evacuare, prim-ajutor — cu dată, participanți, fotografii și referința raportului ISU.
Acces inspector cu link + PIN
Inspectorul IGSU primește link securizat 24h cu PIN — vede dosarul PSI/SU complet read-only, fără să poată modifica nimic.
Fluxul salariatului
Cum primește și semnează salariatul fișa de instructaj
5 pași clari, 100% pe telefon, fără cont și fără aplicație instalată.
Primește link pe WhatsApp
Mesaj automat de la „DigiOHS – Business account" cu link unic personal. Funcționează direct din WhatsApp, fără login.
Citește materialul de instructaj
Materialul PSI/SU se afișează direct în browser (PDF integrat), pe paragrafe scurte, cu tracking automat al timpului petrecut.
2. Folosirea stingătorului de incendiu
La izbucnirea unui incendiu, salariatul anunță imediat, declanșează alarma și intervine cu mijloacele de primă intervenție din dotare…
Tipul de stingător se alege după natura focului:
- • pulbere — incendii generale (A, B, C)
- • CO₂ — echipamente electrice sub tensiune
- • spumă — lichide inflamabile
Susține testul de verificare
Test cu 4 întrebări grilă. Trebuie minim 75% ca să poată continua. Răspunsurile sunt salvate în jurnalul de audit.
Ce stingător folosești la un incendiu de natură electrică?
Semnează cu degetul pe ecran
Canvas pentru semnătură olografă digitalizată. Salvată ca imagine în PDF — vizibilă pe fișa finală.
Confirmă cu cod OTP primit prin SMS
Cod de 6 cifre primit pe SMS (canal independent de WhatsApp). După introducere → fișa devine valabilă juridic + semnătura electronică avansată este aplicată.
Latura fizică, obligatorie
Exerciții & demonstrații practice PSI/SU
IGSU are dreptate: instruirea PSI/SU are o componentă practică obligatorie, care se face fizic, cu salariații prezenți. Nicio platformă nu o înlocuiește — DigiOHS o DOCUMENTEAZĂ, ca dovada teoretică (fișa SEA) și cea practică să fie în același dosar.
- Pentru fiecare exercițiu: dată, tip, locație, descriere și lista participanților, legate de aceiași salariați și aceeași perioadă ca instructajul teoretic.
- Fotografii încărcate ca dovadă (stocare org-scoped, GDPR), plus referința procesului-verbal / raportului către ISU.
- Coordonate de cadrul tehnic PSI/SU al firmei — DigiOHS nu pretinde că le efectuează, doar le evidențiază.
- Raport PDF al exercițiilor, exportabil pentru control — completează fișa de instructaj semnată electronic.
„Legea nr. 214/2024 reglementează caracterul juridic al documentelor [...], nu și modalitatea de desfășurare a activităților. Instruirea [...] are și o componentă practică [...] ce necesită prezența fizică a acestora.”
— IGSU, adresa nr. 79526/2026, pagina 2
Pentru client (cadru tehnic PSI/SU)
Cum își gestionează clientul instructajele
Setezi totul o dată la prima utilizare — apoi platforma trimite, urmărește și arhivează automat. Tu intervii doar pentru excepții și pentru exercițiile practice.
Configurarea inițială (o singură dată)
Înainte de a adăuga primul salariat, clientul completează 3 șabloane:
- ✓Instructajul introductiv-general — durata, conținutul, instructorul, materialul PDF
- ✓Instructajul la locul de muncă — șablon per funcție/loc de muncă sau global
- ✓Admis la lucru — responsabilul legal care semnează final
Adaugă salariat — automat se trimite onboarding
Două căi: individual (formular cu toate datele) sau bulk (CSV/Excel/REGES PDF). Pentru fiecare salariat NOU adăugat:
- ✓Platforma generează automat 3 fișe (introductiv + loc muncă + admis)
- ✓Trimite link de WhatsApp către salariat
- ✓Trimite invitație portal pe email (pentru fișe ulterioare)
- ✓Pentru salariații VECHI (cu fișă pe hârtie) — fără onboarding digital, doar marcheaz-o ca legacy
Profile de instructaj periodic
Per loc de muncă (ex: Producție, Depozit, Birou) — clientul setează frecvența, ziua, conținutul + testul și responsabilii instructajului periodic SU:
- ✓Frecvența: lunar / trimestrial / semestrial / anual (alegi lunile active)
- ✓Ziua lunii: ex. ziua 16 a fiecărei luni active
- ✓Conținut + test: 4 întrebări grilă cu prag minim 75%
- ✓Responsabili: instructor (cu semnătură stocată)
Trimitere automată instructaje periodice
Activezi o singură bifă „Trimite automat instruirile pe WhatsApp" + alegi ora. La data programată, platforma:
- ✓Listează salariații activi din profilele potrivite
- ✓Sare peste cei în concediu (CO/CM) — îi alertează când revin
- ✓Trimite link unic pe WhatsApp fiecărui salariat
- ✓Urmărește status: trimis / deschis / completat / restant
- ✓Generează fișa PDF semnată AES la finalizarea testului + OTP
Înainte de prima utilizare
Pașii pregătitori pe care îi face clientul
Spre deosebire de SSM, legislația SU (OMAI 712/2005) NU impune alegerea formatului electronic prin regulament intern. Totuși, recomandăm aceiași pași pregătitori — îți dau un dosar curat la control, iar DigiOHS îți generează modele Word brandate în „Documente necesare".
Decizii & tematici de instruire PSI/SU
Decizia de numire a cadrului tehnic PSI/SU și a instructorilor, plus tematica și graficul anual de instruire pe categorii de salariați (OMAI 712/2005). Sunt persoanele ale căror semnături sunt aplicate pe fișe.
Act adițional la CIM — acceptul pentru semnătura electronică
Nu e cerut expres de legislația SU, dar e bunul-simț juridic: clauza prin care salariatul acceptă semnătura electronică avansată. DigiOHS captează și consimțământul explicit (bifă + OTP) la prima semnare, înregistrat în audit.
Regulament intern — mențiunea formatului electronic
Opțional pentru SU (obligatoriu doar la SSM), dar recomandat: o clauză care recunoaște instructajul și semnătura în format electronic. Aliniază dosarul PSI/SU cu cel SSM și nu lasă loc de interpretări la control.
DigiOHS generează modele Word brandate pentru decizii, act adițional și clauza de regulament intern în „Documente necesare" — completezi datele firmei, le semnezi și le păstrezi în Dosarul firmă. Pentru SU, acești pași sunt o recomandare, nu o obligație legală.
Simulare control
Un control IGSU, scenariu cu scenariu
Am trecut prin cele mai dificile întrebări de la un control IGSU. Pentru fiecare: ce poate merge prost, cum răspundem și ce dovadă concretă punem pe masă.
„Arătați-mi fișele de instructaj PSI/SU ale salariaților.”
Risc: Inspectorul se așteaptă la dosar pe hârtie și respinge din start formatul electronic.
Răspunsul nostru: Prezentăm fișa PDF generată de DigiOHS (structură identică cu anexa OMAI 712/2005) împreună cu adresa oficială IGSU nr. 79526/2026 care confirmă valabilitatea formatului electronic semnat cu SEA.
Dovada: Fișă PDF descărcată din platformă + PDF-ul adresei IGSU (din Dosar firmă).
„Componenta practică — stingător, evacuare — unde e? Aia nu se face pe telefon.”
Risc: Punctul cel mai sensibil. IGSU îl ridică explicit în adresă.
Răspunsul nostru: Confirmăm: demonstrațiile practice se fac fizic, de cadrul tehnic PSI/SU, cu salariații prezenți. DigiOHS nu le înlocuiește. Prezentăm evidența lor din modulul de exerciții: data, tipul, participanții, fotografiile și referința raportului ISU.
Dovada: Înregistrările din modulul „Exerciții & demonstrații practice” + procesul-verbal al exercițiului de evacuare.
„Semnătura asta e «avansată» în sensul legii? Demonstrați.”
Risc: Inspectorul cunoaște Legea 214/2024 și cere proba celor 4 criterii eIDAS.
Răspunsul nostru: Parcurgem cele 4 criterii art. 26 eIDAS: certificat per-semnatar (legare unică + identificare), OTP-SMS (control exclusiv), PAdES B-LTA cu hash și ByteRange (integritate). Adresa IGSU cere exact SEA — noi o folosim.
Dovada: Validarea PDF în Adobe Reader (semnătură validă + marcă temporală) + secțiunea de detalii SEA de pe fișă.
„Certificatul e emis de un prestator calificat (QTSP)?”
Risc: Atac pe art. 4(5)(a): dacă nu e certificat calificat, se contestă echivalența cu olograful.
Răspunsul nostru: Adresa IGSU cere semnătură avansată SAU calificată — NU impune certificat calificat. Echivalența e asigurată prin căile alternative (b) recunoaștere prin executare și (c) consimțământ expres, ambele captate de flux. QTSP nu este necesar.
Dovada: Clauza de acceptare SEA + consimțământul OTP înregistrat la prima semnare.
„Fișele de instructaj, ca acte juridice, întocmite în format electronic, produc aceleași efecte juridice ca fișele de instructaj [...] semnate olograf, dacă sunt semnate cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.”
— IGSU, adresa nr. 79526/2026 (concluzia oficială finală)
Pentru inspector IGSU
Cum verifică inspectorul fișele
Acces securizat, read-only, cu jurnal complet. Fără cont, fără aplicație — doar link și PIN trimise pe email.
Pas 1 — Primește link + PIN pe email
Angajatorul (sau client DigiOHS) generează un link de inspector, valabil 24h. Inspectorul primește pe email un link unic și un cod PIN de 4 cifre. Sesiunea e trasabilă: când a fost deschisă, IP-ul, când a fost finalizată.
Pas 2 — Vede dosarul PSI/SU al firmei
Inspectorul vede toate documentele PSI/SU: fișe individuale de instructaj, registrul instruirilor și evidența exercițiilor practice (cu fotografii și rapoarte). Tot read-only, fără buton de modificare.
Pas 3 — Verifică o fișă individuală
Click pe un salariat → vede fișa completă (datele personale, studiile, instructajele efectuate, semnăturile canvas, durata, hash-ul, IP-ul, momentul semnării). Poate descărca PDF-ul cu un click.
Pas 4 — Verifică criptografic semnătura
Inspectorul descarcă PDF-ul → îl deschide în Adobe Reader DC → panoul „Signatures" arată: semnatarul (numele salariatului), data, lanțul de încredere și confirmarea integrității („Document has not been modified since it was signed").
Fiecare acțiune (acces inspector, deschidere fișă, descărcare PDF, finalizare control) e logată cu timestamp + IP + hash. Inspectorul are dovadă obiectivă a activității, iar firma are jurnal trasabil pentru control posterior.
Conformitate juridică
Semnătură Electronică Avansată — eIDAS art. 26
Fiecare fișă DigiOHS îndeplinește toate cele 4 criterii legale ale Semnăturii Electronice Avansate — exact tipul cerut de adresa IGSU. Echivalent juridic cu fișa pe hârtie semnată olograf.
Certificat X.509 cu CN = numele salariatului + telefon ca identificator unic verificat prin OTP.
Telefonul declarat în dosarul de personal + verificare prin SMS pe canal independent de WhatsApp.
Sesiune autentificată cu link unic + cod OTP per fiecare semnătură. Salariatul autorizează explicit.
Hash SHA-256 al PDF-ului încorporat în semnătura PKCS#7. Orice modificare invalidează semnătura.
Cum verifică inspectorul semnătura criptografic
- Descarcă PDF-ul fișei.
- Deschide-l în Adobe Acrobat Reader DC (gratuit pentru download).
- În panoul stânga, click pe iconul pana („Signatures").
- Apare semnătura cu numele salariatului. Dublu-click pentru detalii: lanțul de certificate (DigiOHS Signing CA → DigiOHS Root CA), data, integritatea.
- Confirmare: „Document has not been modified since it was signed".
Cadru legal aplicabil
Contact
Pentru demonstrație live, întrebări de conformitate sau detalii despre implementare: