DigiOHSDigiOHS — fișe SSM și SU în format electronic, conform legii
Platformă de digitalizare a fișelor de instruire individuală în Securitate și Sănătate în Muncă (SSM) și Situații de Urgență (SU). Fiecare fișă este semnată cu Semnătură Electronică Avansată conform Regulamentului UE 910/2014 (eIDAS) art. 26. Echivalent juridic cu fișa pe hârtie semnată olograf, conform Legii 214/2024 și adreselor oficiale ale Inspecției Muncii (nr. 8409/2026) și IGSU (nr. 79526/2026).
Harta platformei
Tot fluxul SSM & SU, dintr-o privire
Fiecare pas este un card — apasă pe oricare pentru detalii și o animație despre cum funcționează. Portalurile, modulele extra și prețurile sunt incluse în hartă.
Disponibile oricând, în paralel cu fluxul de semnare — nu sunt un pas separat.
Ce face DigiOHS
Înlocuiește dosarele cu fișe SSM pe hârtie cu un sistem digital complet, cu integritate criptografică și jurnal de audit.
Salariatul primește instruirea pe telefon
Link unic prin WhatsApp, parcurge materialul, susține test de verificare, semnează cu degetul pe ecran.
Semnătură electronică AVANSATĂ
Fiecare PDF este semnat criptografic cu certificat X.509, hash SHA-256 și OTP SMS — conform eIDAS art. 26.
Dosar SSM complet
Fișe individuale de instruire, registrul instruirilor, evidența echipamentelor de protecție și a fișelor de aptitudine — tot într-un loc.
Acces inspector cu link + PIN
Inspectorul ITM primește link securizat 24h cu PIN — vede dosarul complet read-only, fără să poată modifica nimic.
Pentru client (responsabil SSM)
Cum își gestionează clientul instruirile
Setezi totul o dată la prima utilizare — apoi platforma trimite, urmărește și arhivează automat. Tu intervii doar pentru excepții.
Configurarea inițială (o singură dată)
Înainte de a adăuga primul salariat, clientul completează 3 șabloane:
- ✓Instruirea introductiv-generală — durata, conținutul, instructorul, verificatorul, materialul PDF
- ✓Instruirea la locul de muncă — șablon per funcție/loc de muncă sau global
- ✓Admis la lucru — responsabilul legal care semnează final
Adaugă salariat — automat se trimite onboarding
Două căi: individual (formular cu toate datele) sau bulk (CSV/Excel/REGES PDF). Pentru fiecare salariat NOU adăugat:
- ✓Platforma generează automat 3 fișe (introductiv + loc muncă + admis)
- ✓Trimite link de WhatsApp către salariat
- ✓Trimite invitație portal pe email (pentru fișe ulterioare)
- ✓Pentru salariații VECHI (cu fișă pe hârtie) — fără onboarding digital, doar marcheaz-o ca legacy
Profile de instruire periodică
Per loc de muncă (ex: Producție, TESA, Atelier mecanic) — client setează:
- ✓Frecvența: lunar / trimestrial / semestrial / anual (alegi lunile active)
- ✓Ziua lunii: ex. ziua 16 a fiecărei luni active
- ✓Conținut + test: 4 întrebări grilă cu prag minim 75%
- ✓Responsabili: instructor + verificator (cu semnătură stocată)
Trimitere automată instruiri periodice
Activezi o singură bifă „Trimite automat instruirile pe WhatsApp" + alegi ora. La data programată, platforma:
- ✓Listează salariații activi din profilele potrivite
- ✓Sare peste cei în concediu (CO/CM) — îi alertează când revin
- ✓Trimite link unic pe WhatsApp fiecărui salariat
- ✓Urmărește status: trimis / deschis / completat / restant
- ✓Generează fișa PDF semnată AES la finalizarea testului + OTP
Înainte de prima utilizare
Pașii pregătitori pe care îi face clientul
Platforma digitalizează fișele, dar cadrul legal SSM cere și câteva documente de HR pe care le pregătești o singură dată. Inspecția Muncii (adresa 8409/2026) le enumeră explicit — iar DigiOHS îți dă modele Word brandate în modulul „Documente necesare".
Regulament intern — alegerea formatului electronic
Art. 21 alin. (4) din Legea 319/2006 cere ca angajatorul să stabilească în regulamentul intern că instruirea SSM se face și se semnează în format electronic. Fără această clauză, alegerea formatului electronic poate fi contestată la control.
Act adițional la CIM — acceptul pentru semnătura electronică
Art. 17 alin. (3) lit. o) din Codul Muncii cere ca procedura de semnătură electronică să se regăsească în contractul individual de muncă. DigiOHS captează și consimțământul explicit (bifă + OTP) la prima semnare, înregistrat în audit.
Decizii interne — numirea responsabililor
Decizia de numire a lucrătorului desemnat / responsabilului SSM, a instructorului și a verificatorului care semnează fișele. Sunt persoanele ale căror semnături sunt stocate și aplicate pe fiecare fișă.
DigiOHS generează modele Word brandate pentru regulamentul intern, actul adițional și deciziile interne în „Documente necesare" — completezi datele firmei, le semnezi și le păstrezi în Dosarul firmă.
Pentru inspector ITM
Cum verifică inspectorul fișele
Acces securizat, read-only, cu jurnal complet. Fără cont, fără aplicație — doar link și PIN trimise pe email.
Pas 1 — Primește link + PIN pe email
Angajatorul (sau client DigiOHS) generează un link de inspector, valabil 24h. Inspectorul primește pe email un link unic și un cod PIN de 4 cifre. Sesiunea e trasabilă: când a fost deschisă, IP-ul, când a fost finalizată.
Pas 2 — Vede dosarul SSM al firmei
Inspectorul vede toate documentele SSM ale firmei: fișe individuale, registrul instruirilor, fișele de aptitudine de la medicina muncii, echipamentele de protecție. Tot read-only, fără buton de modificare.
Pas 3 — Verifică o fișă individuală
Click pe un salariat → vede fișa completă (datele personale, instructajele efectuate, semnăturile canvas, durata, hash-ul, IP-ul, momentul semnării). Poate descărca PDF-ul cu un click.
Pas 4 — Verifică criptografic semnătura
Inspectorul descarcă PDF-ul → îl deschide în Adobe Reader DC → panoul „Signatures" arată: semnatarul (numele salariatului), data, lanțul de încredere și confirmarea integrității („Document has not been modified since it was signed").
Fiecare acțiune (acces inspector, deschidere fișă, descărcare PDF, finalizare control) e logată cu timestamp + IP + hash. Inspectorul are dovadă obiectivă a activității, iar firma are jurnal trasabil pentru control posterior.
Simulare control
Un control ITM, scenariu cu scenariu
Am trecut prin cele mai dificile întrebări de la un control ITM. Pentru fiecare: ce poate merge prost, cum răspundem și ce dovadă concretă punem pe masă.
„Arătați-mi fișele de instruire SSM ale lucrătorilor.”
Risc: Inspectorul se așteaptă la dosar pe hârtie și respinge formatul electronic.
Răspunsul nostru: Prezentăm fișa PDF (structură identică cu anexa nr. 11 HG 1425/2006) împreună cu adresa oficială ITM nr. 8409/2026 care confirmă valabilitatea formatului electronic semnat cu semnătură electronică/avansată/calificată.
Dovada: Fișă PDF din platformă + PDF-ul adresei ITM (din Dosar firmă).
„Cine a ales formatul electronic? Unde e stabilit?”
Risc: Lipsa deciziei formale → se contestă legalitatea alegerii.
Răspunsul nostru: Art. 21 alin. (4) cere ca alegerea să fie în regulamentul intern. Arătăm clauza din regulamentul intern (model pus la dispoziție de DigiOHS) prin care angajatorul a ales formatul electronic.
Dovada: Clauza din regulamentul intern + modelul descărcabil din platformă.
„Au semnat toate persoanele implicate — lucrător, instructor, verificator?”
Risc: Lipsa unei semnături (ex. verificatorul) → fișă neconformă (art. 81¹).
Răspunsul nostru: Da. Fluxul semnează toate cele trei părți, fiecare cu OTP individual și moment propriu; instructorul și verificatorul semnează în lot, cu sumar detaliat per salariat.
Dovada: Cele trei semnături + dovezile de semnare pe fișa fiecărui salariat.
„Platforma asta nu e aprobată de Inspecția Muncii.”
Risc: Inspectorul cere o „aprobare” a platformei.
Răspunsul nostru: Corect — și nici nu trebuie. ITM precizează explicit că NU validează procedurile interne și nu se substituie angajatorului. Angajatorul alege metoda (prin regulament intern) și răspunde de ea; metoda noastră îndeplinește cerințele legale, iar ITM confirmă valabilitatea formatului electronic.
Dovada: Paragraful final din adresa ITM 8409/2026 + clauza din regulamentul intern.
„Dacă salariatul schimbă data și ora calculatorului, se schimbă și ora din semnătură?”
Risc: Bănuiala că o semnătură ar putea fi antedatată din ceasul calculatorului sau al telefonului.
Răspunsul nostru: Nu. Ora legală a fiecărei semnături NU vine de la calculatorul salariatului, ci de la un marcator de timp CALIFICAT (TSA — RFC 3161): o autoritate externă independentă (QTSP de pe lista de încredere a UE), interogată chiar în momentul semnării. Ceasul dispozitivului celui care semnează nu are niciun efect — chiar dacă își dă ceasul înainte sau înapoi, marca temporală calificată rămâne cea reală, emisă de TSA. În plus, ora afișată pe fișă este derivată din programul de instruire declarat, nu momentul exact al apăsării butonului.
Dovada: Token-ul TSA calificat înglobat în fiecare semnătură (vizibil în Adobe Reader → „Signature Properties”), cu lanțul de încredere până la QTSP de pe lista UE.
„Dovada instruirii în domeniul securității și sănătății în muncă poate fi realizată în format electronic [...] semnată cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.”
— Inspecția Muncii, adresa nr. 8409/2026 (citând Legea 319/2006, art. 21)
Conformitate juridică
Semnătură Electronică Avansată — eIDAS art. 26
Fiecare fișă DigiOHS îndeplinește toate cele 4 criterii legale ale Semnăturii Electronice Avansate. Echivalent juridic cu fișa pe hârtie semnată olograf — recunoscut de Legea 214/2024 și confirmat de adresa oficială a Inspecției Muncii.
Certificat X.509 cu CN = numele salariatului + telefon ca identificator unic verificat prin OTP.
Telefonul declarat în dosarul de personal + verificare prin SMS pe canal independent de WhatsApp.
Sesiune autentificată cu link unic + cod OTP per fiecare semnătură. Salariatul autorizează explicit.
Hash SHA-256 al PDF-ului încorporat în semnătura PKCS#7. Orice modificare invalidează semnătura.
Cum verifică inspectorul semnătura criptografic
- Descarcă PDF-ul fișei.
- Deschide-l în Adobe Acrobat Reader DC (gratuit pentru download).
- În panoul stânga, click pe iconul pana („Signatures").
- Apare semnătura cu numele salariatului. Dublu-click pentru detalii: lanțul de certificate (DigiOHS Signing CA → DigiOHS Root CA), data, integritatea.
- Confirmare: „Document has not been modified since it was signed".
Cadru legal aplicabil
Contact
Pentru demonstrație live, întrebări de conformitate sau detalii despre implementare: