DigiOHSDigiOHS
Începe gratuit
Conform Legea 319/2006 · 307/2006 · 214/2024

Fișe digitale SSM și SU pentru firme din România

Fișele digitale de instruire SSM (Securitate și Sănătate în Muncă) și SU (Situații de Urgență) înlocuiesc complet fișele pe hârtie. Sunt semnate cu semnătură electronică avansată conform eIDAS, recunoscute de ITM și ISU în control, și se păstrează automat în dosarul digital al firmei.

Începe trial 7 zile gratuitVezi cum funcționează

Ce sunt fișele digitale SSM și SU?

Fișele digitale SSM și SU sunt echivalentul electronic al fișelor individuale de instruire prevăzute de legislația română — același conținut, aceeași valoare juridică, fără hârtie. Conțin datele salariatului, tematica instruirii, durata, data, numele instructorului și verificatorului, plus semnătura electronică avansată (eIDAS) a fiecărei părți implicate.

Spre deosebire de fișele tradiționale pe hârtie care necesită prezența fizică, fișa digitală se completează și se semnează de pe telefon: salariatul primește un link unic prin WhatsApp, parcurge materialul de instruire, trece testul de verificare a cunoștințelor și semnează cu un cod OTP primit prin SMS. Întregul flux durează 3-5 minute.

Fișele electronice rezultate sunt fișiere PDF semnate criptografic (format PAdES B-LT), care includ un timestamp emis de o autoritate de timp (TSA) și certificatele de validare — caracteristici care le fac verificabile offline timp de minim 5 ani, conform cerințelor de retenție din Codul Muncii.

Catalog

Toate tipurile de fișe digitale acoperite

DigiOHS generează automat toate tipurile de fișe SSM și SU prevăzute de HG 1425/2006 (SSM) și OMAI 712/2005 (SU).

Fișe digitale SSM

  • Fișă instruire introductiv-generală — pentru fiecare angajat nou, înainte de a începe lucrul efectiv.
  • Fișă instruire la locul de muncă — specifică postului și echipamentelor folosite, semnată în prima zi.
  • Fișă instruire periodică — anual (sau la 6 luni în domenii periculoase), conform tematicii specifice riscurilor.
  • Fișă instruire suplimentară — la schimbarea postului, accident, modificare echipament.

Fișe digitale SU

  • Fișă instruire introductiv-generală SU — cunoștințe generale despre apărarea împotriva incendiilor.
  • Fișă la locul de muncă SU — măsuri de prim-ajutor, evacuare, manipulare echipamente de stingere.
  • Fișă instruire periodică SU — semestrial sau anual, conform planului anual de pregătire SU.
  • Exerciții de evacuare — raportate digital cu fotografii și semnătura participanților.

Comparație

Fișe pe hârtie vs. fișe digitale

Pe hârtie

  • 📅 Timp de completare: 15-30 min/angajat/lună
  • 🖊️ Necesită prezența fizică pentru semnătură
  • 📦 Stocare în bibliorafturi, risc pierdere/deteriorare
  • 🔍 Imposibil de verificat instantaneu la control ITM
  • 🚫 Imposibil de auditat retroactiv (cine, când, ce)
  • 💰 Cost hârtie + printer + cerneală + arhivare

Digital cu DigiOHS

  • ⏱️ Timp: sub 5 min/angajat, totul pe telefon
  • 📱 Semnătură de oriunde, fără prezență fizică
  • ☁️ Stocare cloud securizată, backup zilnic
  • 🔗 Link unic pentru inspector ITM/ISU — acces 1 click
  • 📊 Audit trail criptografic (hash + timestamp TSA)
  • ♾️ Cost marginal aproape zero per fișă nouă

Pas cu pas

Cum se semnează o fișă digitală SSM sau SU

1

Link pe WhatsApp

Salariatul primește un link unic, securizat, valabil 7 zile.

2

Parcurge materialul

Citește tematica de instruire pe telefon, pas cu pas.

3

Test + OTP

Răspunde la 4 întrebări (prag minim 75%) și confirmă cu un cod SMS.

4

Semnătură eIDAS

Fișa PDF este semnată criptografic și salvată automat în dosar.

Întrebări frecvente

Despre fișele digitale SSM și SU

Fișele digitale SSM și SU sunt legale în România?▼
Da. Fișele digitale semnate cu semnătură electronică avansată (eIDAS) au, conform Regulamentului UE 910/2014 și Legii 214/2024 (intrată în vigoare 12 iulie 2024), aceeași valoare juridică cu fișele semnate olograf. Sunt acceptate ca dovadă de instruire de către ITM și ISU în controale.
Ce lege impune păstrarea fișei de instruire SSM?▼
Legea 319/2006 (Securitatea și Sănătatea în Muncă) coroborată cu HG 1425/2006 impune angajatorului obligația de a păstra dovada instruirii fiecărui salariat. Forma fișei (hârtie sau digitală) nu este restricționată — important este să fie semnată, datată și să poată fi prezentată la control.
Cât timp trebuie păstrate fișele digitale SSM și SU?▼
Conform Codului Muncii și legislației conexe, dovezile de instruire SSM/SU se păstrează minim 5 ani de la încetarea contractului. DigiOHS arhivează fișele digitale PAdES B-LT care permit validarea offline pe orice termen, inclusiv după expirarea certificatelor inițiale.
Cum semnează salariatul o fișă digitală SSM sau SU?▼
Salariatul primește pe WhatsApp un link unic, deschide materialul de instruire, trece testul de 4 întrebări cu pragul minim (75%), confirmă identitatea prin OTP trimis prin SMS și semnează prin click. Întregul flux durează 3-5 minute și se desfășoară integral pe telefon, fără descărcări sau aplicații suplimentare.
Ce conține o fișă digitală SSM individuală?▼
Aceleași date ca fișa pe hârtie conform HG 1425/2006: datele salariatului (nume, prenume, funcție, loc de muncă), tipul instruirii (introductiv-generală, la locul de muncă, periodică), data, durata, tematica abordată, numele și semnătura instructorului, verificatorului și a salariatului. Plus metadate criptografice (hash document, timestamp TSA, certificat eIDAS).
Pot importa în DigiOHS fișele vechi semnate pe hârtie?▼
Da. Poți marca salariații existenți ca având deja fișa de instruire pe hârtie valabilă — DigiOHS te ajută să gestionezi doar instruirile noi (anuale periodice, schimbări de loc de muncă, etc.) digital, fără să dublezi efortul.

Treci pe fișe digitale SSM și SU astăzi

Trial gratuit 7 zile. Fără card la înscriere. Reziliere oricând cu arhivă descărcabilă (toate fișele digitale PDF, semnate eIDAS).

Începe gratuitÎntreabă pe WhatsApp