Cum funcționează semnătura electronică avansată pe DigiOHS

O semnătură electronică poate fi de trei feluri. Simplă (de exemplu, o bifă „sunt de acord”), avansată și calificată (cea de pe „stick”-ul cu certificat, de la firme precum certSIGN).

DigiOHS folosește semnătura electronică avansată (pe scurt, „AES”). Este o semnătură legată în mod sigur de persoana care semnează, care permite identificarea ei și care „blochează” documentul, astfel încât orice modificare să fie vizibilă. Pe scurt: e mult mai puternică decât o simplă bifă și suficientă legal pentru fișele de instruire.

Pentru ca o semnătură să fie „avansată”, legea cere ca, în același timp, să fie îndeplinite patru condiții. Iată-le, pe înțelesul tuturor:

1. 1Primește un link pe telefon (prin WhatsApp sau SMS) către instruirea de semnat.
2. 2Deschide link-ul și parcurge conținutul: materialul de instruire și, dacă există, testul (pe care trebuie să-l promoveze).
3. 3Desenează semnătura pe ecranul telefonului (sau pe calculator).
4. 4Primește un cod de 6 cifre prin SMS, la numărul lui de telefon.
5. 5Introduce codul — astfel confirmă că el este cel care semnează (controlul exclusiv).
6. 6Gata. Semnătura electronică avansată este aplicată, cu certificat pe numele lui și marcă temporală.

La onboarding (la angajare), salariatul semnează pe rând secțiunile (instruirea introductiv-generală și cea la locul de muncă). La instruirile periodice, procesul e identic, dar mai scurt — o singură semnare per instruire.

Cea mai frecventă întrebare: „cum poate aceeași fișă să fie semnată de mai multe ori, la date diferite?” Iată exact ce se întâmplă, pe exemplul unui salariat care semnează la angajare, apoi la prima instruire periodică, apoi încă o dată la 3 luni:

Important de înțeles: nu „lipim” mai multe semnături una peste alta pe același fișier. Fiecare semnare este înregistrată separat, la momentul ei real, cu dovada ei (codul OTP, telefonul, ora exactă). Fișa salariatului este, de fapt, o oglindă a acestor semnături: de fiecare dată când o descarci, ea se reconstruiește din evidență, afișează toate semnăturile cu datele lor reale și primește un sigiliu care garantează că nimic nu a fost modificat.

În fișă, lângă fiecare semnătură apare o „carte de identitate” a semnării: cine a semnat, în ce calitate, când (în ora României), de pe ce telefon validat prin OTP și amprenta criptografică. Așa arată:

Oricine primește fișa în format PDF (inclusiv un inspector) poate verifica, gratuit, în Adobe Acrobat Reader, că documentul este autentic și nemodificat:

1. 1Deschide fișa PDF în Adobe Acrobat Reader.
2. 2Sus apare o bară: „Signed and all signatures are valid” (Semnat — toate semnăturile sunt valide).
3. 3Apasă pe panoul de semnături (sau click-dreapta pe semnătură → „Signature Properties”).
4. 4Vezi cine a semnat, data și ora, marca temporală și că documentul nu a fost modificat.

Notă: dacă Adobe afișează „validitate necunoscută” în loc de bifa verde, înseamnă doar că pe acel calculator nu este instalat certificatul rădăcină DigiOHS — semnătura rămâne validă criptografic. Fișa conține și un cod QR care duce la o pagină de verificare online.

Validitatea se sprijină pe trei lucruri care merg împreună: