DigiOHSDigiOHS — fișe SSM și SU în format electronic, conform legii
Platformă de digitalizare a fișelor de instruire individuală în domeniul Sănătății și Securității în Muncă (SSM) și Situații de Urgență (SU). Fiecare fișă este semnată cu Semnătură Electronică Avansată conform Regulamentului UE 910/2014 (eIDAS) art. 26. Echivalent juridic cu fișa pe hârtie semnată olograf, conform punctului de vedere oficial IGSU și Legii 214/2024.
Ce face DigiOHS
Înlocuiește dosarele cu fișe SSM/SU pe hârtie cu un sistem digital complet, cu integritate criptografică și jurnal de audit.
Salariatul primește instruirea pe telefon
Link unic prin WhatsApp, parcurge materialul, susține test de verificare, semnează cu degetul pe ecran.
Semnătură electronică AVANSATĂ
Fiecare PDF este semnat criptografic cu certificat X.509, hash SHA-256 și OTP SMS — conform eIDAS art. 26.
Dosar SSM și SU complet
Fișe individuale, registrul instruirilor, evaluarea riscurilor, autorizații, control medical — tot într-un loc.
Acces inspector cu link + PIN
Inspectorul ITM/ISU primește link securizat 24h cu PIN — vede dosarul complet read-only, fără să poată modifica nimic.
Fluxul salariatului
Cum primește și semnează salariatul fișa de instruire
5 pași clari, 100% pe telefon, fără cont și fără aplicație instalată.
Primește link pe WhatsApp
Mesaj automat de la „DigiOHS – Business account" cu link unic personal. Funcționează direct din WhatsApp, fără login.
Citește materialul de instruire
Materialul SSM / SU se afișează direct în browser (PDF integrat), pe paragrafe scurte, cu tracking automat al timpului petrecut.
2. Echipamentul individual de protecție
Salariatul este obligat să poarte echipamentul individual de protecție (EIP) furnizat de angajator…
În activitățile cu risc mecanic se utilizează:
- • cască de protecție
- • ochelari de protecție
- • mănuși de lucru
Susține testul de verificare
Test cu 4 întrebări grilă. Trebuie minim 75% ca să poată continua. Răspunsurile sunt salvate în jurnalul de audit.
Cine asigură echipamentul individual de protecție?
Semnează cu degetul pe ecran
Canvas pentru semnătură olografă digitalizată. Salvată ca imagine în PDF — vizibilă pe fișa finală.
Confirmă cu cod OTP primit prin SMS
Cod de 6 cifre primit pe SMS (canal independent de WhatsApp). După introducere → fișa devine valabilă juridic + semnătura electronică avansată este aplicată.
Pentru client (responsabil SSM/SU)
Cum își gestionează clientul instruirile
Setezi totul o dată la prima utilizare — apoi platforma trimite, urmărește și arhivează automat. Tu intervii doar pentru excepții.
Configurarea inițială (o singură dată)
Înainte de a adăuga primul salariat, clientul completează 3 șabloane:
- ✓Instruirea introductiv-generală — durata, conținutul, instructorul, verificatorul, materialul PDF
- ✓Instruirea la locul de muncă — șablon per funcție/loc de muncă sau global
- ✓Admis la lucru — responsabilul legal care semnează final
Adaugă salariat — automat se trimite onboarding
Două căi: individual (formular cu toate datele) sau bulk (CSV/Excel/REGES PDF). Pentru fiecare salariat NOU adăugat:
- ✓Platforma generează automat 3 fișe (introductiv + loc muncă + admis)
- ✓Trimite link de WhatsApp către salariat
- ✓Trimite invitație portal pe email (pentru fișe ulterioare)
- ✓Pentru salariații VECHI (cu fișă pe hârtie) — fără onboarding digital, doar marcheaz-o ca legacy
Profile de instruire periodică
Per loc de muncă (ex: Producție, TESA, Atelier mecanic) — client setează:
- ✓Frecvența: lunar / trimestrial / semestrial / anual (alegi lunile active)
- ✓Ziua lunii: ex. ziua 16 a fiecărei luni active
- ✓Conținut + test: 4 întrebări grilă cu prag minim 75%
- ✓Responsabili: instructor + verificator (cu semnătură stocată)
Trimitere automată instruiri periodice
Activezi o singură bifă „Trimite automat instruirile pe WhatsApp" + alegi ora. La data programată, platforma:
- ✓Listează salariații activi din profilele potrivite
- ✓Sare peste cei în concediu (CO/CM) — îi alertează când revin
- ✓Trimite link unic pe WhatsApp fiecărui salariat
- ✓Urmărește status: trimis / deschis / completat / restant
- ✓Generează fișa PDF semnată AES la finalizarea testului + OTP
Monitorizare zilnică (ce face clientul efectiv)
După setup, clientul intră ~5 minute / zi pentru:
Conformitate %, fișe expirate, salariați noi neînrolați, alerte concedii
Listă cu cei care nu au răspuns la WhatsApp în 7 zile sau au eșuat testul
Un salariat fără telefon → click pe profil → buton „Resemnează manual" cu instructor și hârtia scanată
Pentru inspector ITM / ISU
Cum verifică inspectorul fișele
Acces securizat, read-only, cu jurnal complet. Fără cont, fără aplicație — doar link și PIN trimise pe email.
Pas 1 — Primește link + PIN pe email
Angajatorul (sau client DigiOHS) generează un link de inspector, valabil 24h. Inspectorul primește pe email un link unic și un cod PIN de 4 cifre. Sesiunea e trasabilă: când a fost deschisă, IP-ul, când a fost finalizată.
Pas 2 — Vede dosarul SSM al firmei
Inspectorul vede toate documentele firmei: fișe individuale, registrul instruirilor, evaluarea riscurilor, autorizații ISCIR, controale medicale. Tot read-only, fără buton de modificare.
Pas 3 — Verifică o fișă individuală
Click pe un salariat → vede fișa completă (datele personale, instructajele efectuate, semnăturile canvas, durata, hash-ul, IP-ul, momentul semnării). Poate descărca PDF-ul cu un click.
Pas 4 — Verifică criptografic semnătura
Inspectorul descarcă PDF-ul → îl deschide în Adobe Reader DC → panoul „Signatures" arată: semnatarul (numele salariatului), data, lanțul de încredere și confirmarea integrității („Document has not been modified since it was signed").
Fiecare acțiune (acces inspector, deschidere fișă, descărcare PDF, finalizare control) e logată cu timestamp + IP + hash. Inspectorul are dovadă obiectivă a activității, iar firma are jurnal trasabil pentru control posterior.
Conformitate juridică
Semnătură Electronică Avansată — eIDAS art. 26
Fiecare fișă DigiOHS îndeplinește toate cele 4 criterii legale ale Semnăturii Electronice Avansate. Echivalent juridic cu fișa pe hârtie semnată olograf — confirmat de IGSU și recunoscut de Legea 214/2024.
Certificat X.509 cu CN = numele salariatului + telefon ca identificator unic verificat prin OTP.
Telefonul declarat în dosarul de personal + verificare prin SMS pe canal independent de WhatsApp.
Sesiune autentificată cu link unic + cod OTP per fiecare semnătură. Salariatul autorizează explicit.
Hash SHA-256 al PDF-ului încorporat în semnătura PKCS#7. Orice modificare invalidează semnătura.
Cum verifică inspectorul semnătura criptografic
- Descarcă PDF-ul fișei.
- Deschide-l în Adobe Acrobat Reader DC (gratuit pentru download).
- În panoul stânga, click pe iconul pana („Signatures").
- Apare semnătura cu numele salariatului. Dublu-click pentru detalii: lanțul de certificate (DigiOHS Signing CA → DigiOHS Root CA), data, integritatea.
- Confirmare: „Document has not been modified since it was signed".
Cadru legal aplicabil
Contact
Pentru demonstrație live, întrebări de conformitate sau detalii despre implementare: